ビルメン(設備管理) 業者の立会い業務について【意外と気を使う】

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ビルメン(設備管理)の仕事のメイン業務が設備や機械の点検です。建物の中にはたくさんの設備があるので、毎日点検をします。

しかし、設備によっては専門の業者に依頼をすることも多いです。その時に発生する業務が業者の立会いです。

本記事では、ビルメンの業務の1つである「立会い」ついて解説しています。

僕自身、ビル管理会社2社と複数の現場の経験があります。その経験をもとに本記事を書いております。

こんな方にオススメの記事です。

  • これからビルメンテナンス、ビル管理業界に転職を考えている。
  • ビルメン仕事内容に興味がある。
  • 業者の立会いをする時のポイントを知りたい。

上記に当てはまる方は是非、最後までご覧くださいませ。

ビルメン(設備管理) の立会い業務について

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基本的に建物の設備は自分達で点検を行いますが、場合によっては専門の業者に依頼することがあります。

例えば下記の通りです。

  • 保守点検は自分達で行うが不具合が発生したら業者に依頼する
  • 一定期間ごとに業者が保守点検をする

専門の業者が来館して点検や修理を行うので、それに同行するのが立会い業務になります。

設備によっては点検から保守まで全て業者に任せていることもあったりします。

ビルメン(設備管理)の立会い業務の流れについて

ビルメン(設備管理)の立会い業務の大まかな流れとしては下記の通りです。

  1. 業者の方と作業内容を確認する
  2. 建物のテナントに影響が出る場合は、建物のオーナーやテナントに確認をする
  3. 確認が完了したら、業者と作業の日程を決める
  4. 作業のお知らせなどをテナントに配布する
  5. 作業当日に業者の立会いをする

(※現場や作業内容によって、手順が変わったりすることはあります。)

  • 頻繁に行う作業
  • テナントに全く影響の出ない作業
  • 軽微な作業の場合
  • 機械室や電気室のみの作業

上記などのケースでは、立会いを行わずに作業場所の鍵開けのみの対応とすることもあります。場合によっては、鍵だけ渡して後は業者の方にお任せすることもありますね。

反対にテナントの中に入ったり、点検に伴って機器の操作がいる場合などは、おおかた立会いを行います。

テナントに影響が出る作業やテナントの中に入らなければいけない作業は、結構気を使います。

立会いをするときのポイント

ビルメン 立会い時のポイント

ビルメン(設備管理) の立会い業務におけるポイントとしては、下記の通りです。

  • テナントに影響が出る作業は特に注意
  • テナントの中に入る際は細心の注意をする
  • 鍵は絶対に無くさない
  • 業者の作業内容はしっかりと理解しておく
  • 分からないことや気になることは業者に質問する

それぞれ解説していきます。

テナントに影響が出る作業は特に注意

業者の作業内容によっては、テナントに影響が出る場合があります。
例えば、下記のような作業です。

  • 汚水槽や受水槽の清掃
  • エレベーターやエスカレーターの点検
  • 消防設備点検

これらの作業や点検はテナントに影響が出るので、事前に連絡をすることが大切です。連絡せずに勝手に作業をしているとクレームになることもあります。

テナントの中に入る際は細心の注意をする

立会い時にテナントの中に入る場合は、細心の注意を払う必要があります。

テナント内の物を壊したり、傷つけたりすると大きなクレームになります。

建物によっては身なりも気をつける必要があります。商業施設やホテルなどは身なりの悪さでクレームに繋がることもあります。

時にはこちらから業者の方に注意することも必要になってきます。

鍵は絶対に無くさない

夜間に立会いをする際は、テナントの鍵を借りて立会いをすることもあります。

鍵の管理はとても重要です。作業内容によっては、建物内の全ての鍵を開けられるマスタキーを使用する場合もあります。

もし、鍵を無くしてしまうと、大きな問題となるので鍵の管理には十分に気をつけましょう。

借りた鍵をキーチェーンなどに付けるなど対策をしておくと安心です。

下記の記事でもキーチェーンについて解説しているので、良かったらご覧くださいませ。

関連記事: 【私物】ビルメン(設備管理)で使っている工具・道具を公開【便利な物は?】

業者の作業内容はしっかりと理解しておく

立会いをする業者の作業内容をしっかりと理解をしておくことは、重要なポイントです。

ただ後ろから着いていくだけ出なく、どんな作業をしているかは把握しておきましょう。

作業終了後に上司に報告する際、どういった作業だったのかは聞かれることがほとんどです。

作業内容について全く理解していないと確実に注意されます。

分からないことや気になることは業者に質問する

ビルメン(設備管理)は建物全体の設備を見るので、個々の設備に関しては知識が浅くなりがちです。

専門業者の立会いの際に色々と聞いておくのがオススメです。

普段から疑問に思っていることなどは、良い機会なので質問しておきましょう。

ほとんどの方が質問すると親切に教えてくれますよ。(※作業の邪魔にならない範囲で質問しましょう。)

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最後に

ビルメン(設備管理) 業者の立会い業務についてのまとめ

本記事では、ビルメンの業務の1つである「立会い」ついて解説してきました。

最後に立会い業務のポイントを改めてまとめます。

  • テナントに影響が出る作業は特に注意
  • テナントの中に入る際は細心の注意をする
  • 鍵は絶対に無くさない
  • 業者の作業内容はしっかりと理解しておく
  • 分からないことや気になることは業者に質問する

ビルメン(設備管理)の仕事をするなら立会いは絶対に発生する業務です。

ただ業者の方と一緒に着いて周るのでは無く、上記のポイントを抑えて立会いをするのが大切かなと思います。

本ブログでは、ビルメンテナンス・ビル管理について他にも記事を書いておりますので、良かったらご覧くださいませ。

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