ビルメン向けの電話対応マニュアル【どんな相手から電話が来るの?】

電話

ビルメンテナンス(略して、ビルメン)は、設備の点検や保守がメインの仕事です。(ビル管理や設備管理とも呼びます)

しかし、設備や機械だけを相手にしていれば良いと言う訳ではありません。

ビルメンには、テナントや協力業者とのやり取りなど、対人とのコミュニケーションを必要とする場面があります。その為、電話対応をすることも多いです。

本記事では、ビルメン用の電話対応マニュアルを公開しています。電話対応が苦手と言う方は、是非ご覧ください。

こんな方におすすめの記事です

  • 電話対応がかなり苦手なので、マニュアルが欲しい
  • ビルメンってどんな相手から電話がかかってくるのか気になる

ビルメン向けの電話対応マニュアル

以下がビルメン向けの電話対応マニュアルです。

事業所名や監視室の名称などは、現場によって違うので変更してください。

内線

  • 受ける時:「はい、監視室の◯◯です。」
  • 掛ける時:「監視室の◯◯と申します。」

外線

  • 受ける時:「はい、◯◯ビル 監視室の◯◯です。」
  • 掛ける時:「私、◯◯ビル 監視室◯◯と申します。」

電話を切る時の対応

  • 「失礼いたします。」※相手が電話を切るのを待ってから切るようにする。

保留をする時

  • 「少々お待ちください。」
  • 「確認致します。少々お待ちください。」

電話を変わる時

  • 「お電話代わりました。◯◯です。」

受けた電話を取り次ぐ時

  • 「◯◯でございますね?少々お待ちください。」

電話を取り次ごうとするが、本人がいない場合

  • 「申し訳ございません。◯◯はただいま作業に出ておりまして、◯時頃戻る予定となっております。戻り次第、こちらから折り返しお電話するようにいたしましょうか?」
  • 「申し訳ございませんが、◯◯は席を外しております。こちらから掛け直させるように致しましょうか?」
  • 「申し訳ございません。本日◯◯はお休みをいただいております。○○日に出社の予定となっております。」

折り返し電話するように言われた時

  • 「かしこまりました。恐れ入りますが、お電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

※すぐにメモできるように電話の近くにメモ紙を置いておきましょう。

上手く名前が聞き取れない時

  • 「申し訳ございません。もう一度部署名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

※名前を聞いた時に「◯◯様ですね?」と反復しておくと覚えやすいです。

ビルメンってどんな相手から電話がかかってくるの?

電話

ビルメンが電話を受ける相手は基本的に以下の3つです。

  • テナント
  • 協力会社
  • ビル管理(ビルメンテナンス)会社の本社

テナント

現場のテナントからは修繕依頼の電話が掛かってきます。

  • 電球切れたから交換して
  • 室内の温度が暑いから見に来て
  • エアコンから異音がしているんだけど・・・

具体的には上記の感じです。

大型のビルや建物になるとテナントの数も多くなるので、テナントの名称や担当者の名前は確実に聞いておくようにしましょう。

関連記事:ビルメンの修繕対応ってどんなことをするの?【雑用も多いです】

協力会社

協力会社から作業についての連絡も電話で来ることが多いです。

  • ◯◯月◯◯日に点検に伺いたいのですが・・・
  • 来月の空調機の点検について何ですが・・・

上記の感じです。

現場によって違いますが、お付き合いのある協力会社はかなり多いです。何十社にもなるので、頻繁に電話が掛かってくる協力会社の名前と担当者は早めに覚えておきましょう。

ビル管理(ビルメンテナンス)会社の本社

自分の勤めるビル管理(ビルメンテナンス)会社の本社から電話が掛かってくることもあります。

人事や営業から電話が来ることが多いですね。基本的に取り次げばOKです。

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最後に

本記事では、ビルメンの電話対応について解説してきました。

テナントや協力会社など、意外と電話対応は多いです。

特に修繕対応やクレーム対応が多い現場だと、電話が鳴りやまないこともあります。

僕自身、ホテルの現場を経験していますが、1日で50件近い修繕依頼の電話が来ることもありましたね。

しかし、テナントや協力会社と言った特定の人からの電話がメインなので、名前や顔を覚えてしまえばビルメンの電話対応は楽です。

営業や接客の仕事を少しでも経験したことがある方なら何の問題も無いかなと思います。

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